Dovolené 2021 - změna způsobu čerpání

> Manuály a návody > Dokumentace Aktion NEXT

Změna principu čerpání dovolených

POPIS

Vzhledem ke změně čerpání dovolené, kdy místo počtu dnů nebo půldnů se bude nově čerpat dovolená v hodinách, je nutné upravit nastavení SW Aktion.NEXT. Dovolenou i nadále není možné čerpat například 1 hodinu při běžné osmihodinové směně, ale minimálně 4 hodiny, tj. minimálně půlden, který bude ale nově čerpán a počítán místo ve dnech v hodinách. Veškeré změny nastavení je nutné provést ve win klientu.

Pokud je možné zbývající nevyčerpanou dovolenou z roku 2020 převést na hodiny, pak doporučujeme zůstatek dnů převést na hodiny pomocí nové funkce v hromadném výkazu – Hromadné vložení záznamu – Hodnota (převod z existující).

Pokud to situace neumožňuje, tak bude nutné vytvořit nové mzdové složky pro dovolenou pro rok 2021 a starou dovolenou z roku 2020 nejprve vyčerpat dle stávajícího nastavení po dnech nebo půldnech. Až dojde u daných zaměstnanců k vyčerpání dovolené pro rok 2020, tak poté začít čerpat dovolenou pro rok 2021 již v hodinách.

Jako první je tedy nutné rozhodnout, jak budete postupovat ve vaší organizaci:

1. Převod zůstatků dovolených ze dnů na hodiny
   • převod zůstatku je možné provést hromadně pomocí nové funkce, případně ručně při uzávěrce

   docházky

   1. ručně – při uzávěrce za měsíc prosinec 2020 převést a přepočítat zůstatek dovolené ze dnů na hodiny
   2. hromadně – po uzávěrce prosince 2020 nejprve zadejte nové nároky na dovolenou pro rok 2021

      (zadávejte již pouze v hodinách pro období leden 2021), poté použijte funkci pro převod zůstatku ze dnů na hodiny (převeďte zůstatky z roku 2020 na hodiny a přičtou se k novým nárokům na rok 2021)

   • změnit nastavení složek na začátku roku 2021
   • u obou variant zadat v lednu 2021 nový nárok pro rok 2021 do Dovolená nárok Čas

2. Čerpání dovolené z roku 2020 po dnech dle stávajícího nastavení a pro dovolenou na rok 2021 vytvořit nové mzdové složky, které se již budou čerpat v hodinách

• pro toto nastavení bude třeba mít v licenci k dispozici 3 volné mzdové složky (pokud jsou používány nárokové a zůstatkové)
• vytvořit kopie stávajících složek a přenastavit na čerpání v hodinách
• změnit zdrojové složky pro plánování a žádosti – Nárok a Zůstatek nároku
• v lednu 2021 zadat nárok nové dovolené do nové mzdové složky Dovolená nárok (Čas)

A) Převod zůstatku dovolených ze dnů na hodiny

Převod zůstatků

1. Ruční převod zůstatků při poslední uzávěrce

   Pro mzdovou složku Dovolená zůstatek nejprve povolte úpravy zaškrtnutím Editovatelná hodnota. Záznam uložte a přejděte k uzávěrce docházky a ručnímu převodu hodnot.

   

   Při uzávěrce za měsíc prosinec 2020 zadáme přepočítanou hodnotu zůstatku dovolené ze dnů na hodiny do pole Čas – Převod a vymažeme hodnotu v poli Dny – Převod pro mzdovou složku sloužící jako zůstatek dovolené (např. Dovolená zůstatek). V tomto případě byl zůstatek 3,5 dne přepočítán na 28 hodin, tj. 3,5krát průměrný denní fond (8 hodin). Nový nárok na dovolenou pro rok 2021 pak zadejte standardně do Dovolená nárok (měsíční) v lednu 2021 – můžete hromadně pro všechny osoby.

   

2. Hromadný převod zůstatků po uzávěrce za prosinec 2020

   Od verze SW Aktion.NEXT 3.10 je k dispozici nástroj pro hromadný převod hodnot. Hodnoty hromadně převeďte až po vložení nového nároku v hodinách! Hodnoty na hodiny převádějte po uzávěrce měsíce prosinec 2020. Hodnoty Dovolená zůstatek převeďte do hodnoty Dovolená nárok (měsíční).

   Hodnoty převedete tak, že si v hromadné výkaze vyberete osoby, u kterých budete hodnoty převádět, zvolte tlačítko Hromadné vložení záznamů – Hodnoty (převod z existujících) a zadejte hodnoty dle popisu.

   Nejprve tedy proveďte uzávěrku měsíce prosinec 2020, poté zadejte pro měsíc leden nový nárok na dovolenou (Dovolená nárok měsíční) – zadávejte již v hodinách, nikoliv ve dnech.

   

Pokračujte převodem zůstatkových hodnot.

1. Otevřete Hromadný výkaz
2. Označte osoby, pro které se budou hodnoty hromadně převádět
3. Použijte funkci Hromadné vložení záznamu
4. Přepněte na záložku Hodnota (převod z existující)
5. Zadejte parametry převodu
6. Do pole Hodnota zadejte průměrný denní fond pracovní doby (zbývající dny budou vynásobeny touto hodnotou)
7. Zaškrtněte parametr „Přičíst k aktuální hodnotě", aby se hodnota přičetla k již zadanému novému nároku na rok 2021

Hodnoty hromadně převeďte až po vložení nového nároku na rok 2021 v hodinách! Při převodu musí být aktivní parametr „Přičíst k aktuální hodnotě", jinak převáděný zůstatek z roku 2020 přepíše již zadaný nárok na rok 2021 a nepřičte se.

Zdrojová složka
Mzdová složka	zdrojová mzdová složka se stávajícím zůstatkem z roku 2020 – Dovolená zůstatek
Období	zvolte leden 2021
Typ hodnoty	zvolte Dny
Operace	zvolte Násobit
Hodnota	hodnota pro převod dnů na hodiny, tj. zadejte koeficient pro násobení zbývajících dnů dovolené, dle průměrného denního fondu pracovní doby
Cílová složka
Mzdová složka	cílová mzdová složka pro přenos zůstatku z roku 2020 – Dovolená nárok (měsíční)
Období	zvolte leden 2021
Typ hodnoty	zvolte Čas
Přičíst k aktuální	zaškrtněte pro přičtení převáděné hodnoty k již zadanému novému nároku na rok 2021

Změna nastavení složky Dovolená

Úpravu nastavení je nutné provést až po poslední uzávěrce docházky, kterou budeme provádět s původním nastavením, zpravidla tedy po uzávěrce za prosinec 2020.

V sekci Docházka – Mzdové složky vyberte mzdovou složku pro výpočet zůstatku dovolené (např. Dovolená zůstatek). U této mzdové složky nastavte na záložce Nastavení – Zdroje součtů hodnoty ve sloupci Koef. čas. Nastavte „-1" pro mzdovou složku s aktuálně čerpanou dovolenou (např. Dovolená) a hodnotu „1" pro mzdovou složku s nárokem dovolené (např. Dovolená nárok měsíční).

Pokud je využíván modul Hromadné plánování a žádosti (workflow), tak pro plánování dovolených bude nutné upravit nastavení mzdové složky, pro kterou se žádosti podávají (např. Dovolená). Změnu nastavení provedete v sekci Docházka – Mzdová složka, kde vybereme příslušnou mzdovou složku a na záložce Nastavení – Plánování a žádosti – Nárok a zůstatek zaškrtněte parametr Nárok je v hodinách.

B) Čerpání dovolené z roku 2020 po dnech dle stávajícího nastavení a pro dovolenou na rok 2021 vytvořit nové mzdové složky a čerpat dovolenou v hodinách

Pokud je nutné stávající zůstatek dovolené z roku 2020 vyčerpat dle dosavadního nastavení po dnech a půldnech, tak je pro nová pravidla pro výpočet dovolené nutné vytvořit nové mzdové složky pro zadání nároku a čerpání dovolené. Pro tyto případy je nutné mít k dispozici 3 další mzdové složky v licenci (dostupné mzdové složky zjistíte v Konfigurace aplikace – Licence). Pokud nemáte volné mzdové složky, tak rozšiřte licenci, případně kontaktujte dodavatele systému, aby licenci rozšířil o chybějící počet mzdových složek.

1. Uzavřete docházku za měsíc prosinec 2020.
2. Zkontrolujte licenci a počet dostupných mzdových složek 
3. Přejmenujte původní mzdové složky (kvůli přehlednosti), například změňte název na Dovolená (2020) apod. 
4. Pro každou z těchto složek vytvořte kopii a upravte název. 
5. U mzdové složky Dovolená (2020) zrušte docházkové tlačítko a číslo klávesy na záložce Nastavení složky. Toto tlačítko (číslo klávesy) nastavte u nově vytvořené mzdové složky Dovolená. 
6. Všechny 3 nové složky přidejte k modelům pracovní doby. 
7. Zkontrolujte pořadí složek a nastavte u všech modelů pořadí dle tohoto printscreenu. Dodržení tohoto pořadí je důležité pro výpočet pomocí pluginu! Model pracovní doby – záložka Mzdové složky a pořadí složek: 
8. Pro složku Dovolená a Dovolená nárok vytvořte měsíční složky (záznamy po vytvoření uložte). 
9. Otevřete detail mzdové složky Dovolená. Na záložce Nastavení – Plánování a žádosti – Nárok a zůstatek nastavte zdrojovou novou složku pro Nárok –> Dovolená nárok (Měsíční) místo Dovolená nárok (2020)(Měsíční), dále nastavte zdrojovou složku pro Zůstatek nároku –> Dovolená zůstatek místo Dovolená zůstatek (2020).
10. Zaškrtněte parametr Nárok je v hodinách a záznam uložte. 
11. Otevřete detail mzdové složky Dovolená zůstatek a na záložce Nastavení – Zdroje součtů odeberte původní složky (2020). Přidejte nově vytvořené Dovolená nárok (Měsíční) a Dovolená (Měsíční) a nastavte koeficient pro hodnotu čas dle printscreenu (Koef. dny může zůstat být dále využit, ale jelikož budou nároky a zůstatky řešeny pouze v hodinách, je možné Koef. dny zrušit).
12. Pro složku Dovolená (Měsíční) nastavte Koef. čas na hodnotu „-1" – zajistí čerpání dovolené a odečet ze zůstatku. Pro Dovolená nárok (Měsíční) nastavte** Koef. čas** na „1" – zajistí přenos hodnoty do zůstatku dovolené na základě zadání nároku. 
13. Po nastavení složek můžete již standardně zadat nový nárok na rok 2021. 

Nakonec ještě zkontrolujte nastavení mzdové složky Dovolená, zda je pro export nastavena hodnota „H" (parametr Kód externí). Pokud je hodnota nastavena, tak se při exportu docházkových hodnot budou přenášet také hodiny. 

• „DH" – exportuje se počet dnů a počet hodin
• „D" – exportují se pouze dny
• „H" – exportují se pouze hodiny

Použití pluginu pro automatický výpočet dnů nebo hodin na základě zůstatků z roku 2020

!!! Pro použití pluginu je nutná minimálně verze SW Aktion.NEXT 3.10.3.1416 !!!

Nejprve by měl být vyčerpán zůstatek z roku 2020 ve dnech – toto zajistí použití pluginu Dovolená Dny/Čas. Přidejte tento plugin k modelu pracovní doby a nastavte ho přesně dle prinstcreenu. Plugin je nelicencovaný. 

Pokud je nastaven tento plugin pro výpočet hodnot dovolené u modelu pracovní doby, pak v případech, že ještě existuje zůstatek staré dovolené (Dovolená zůstatek 2020), tak se nebude čerpat ze zůstatku pro rok 2021, který je v hodinách.

Jakmile dojde k vyčerpání starých zůstatků, tak se automaticky začne čerpat dovolená v hodinách dle již nových pravidel.

Pro ruční zadání průchodu, žádosti a přerušení na terminálu pomocí docházkového tlačítka používejte aktuální složku Dovolená, nikoliv Dovolená (2020). U modelů pracovní doby zakažte složku

1. U mzdové složky Dovolená (2020) zrušte možnost plánování na záložce Nastavení – Plánování a žádosti – Nárok a zůstatek zrušte parametr Povolit plánování.
   

   V plánování a žádostech se již nebude Dovolená (2020) nabízet.

   
2. U všech modelů pracovní doby zakažte dle printscreenu u složky Dovolená (2020) zobrazování pro přidání průchodu, celodenní a půldenní akce. Po uložení se již složka nebude nabízet při ručním přidávání průchodů a akcí.
   

   Díky nastavenému pluginu Dovolená Dny/Čas pak výpočet funguje následovně:

   Pokud je poté zadán průchod / naplánována akce Dovolená, tak se nejprve při výpočtu provede kontrola, zda existuje ještě starý zůstatek.

   1. Pokud starý zůstatek existuje (Dovolená zůstatek (2020)), převede se čerpání na Dovolená (2020).
   2. Pokud již starý zůstatek neexistuje (Dovolená zůstatek (2020)), čerpá se Dovolená – aktuální složka s nároky/zůstatky v hodinách.

Příklad 1 (zůstatek dovolené z roku 2020 je dva dny)

Hodnoty před zadáním celodenní akce Dovolená: 

Zadání akce: Jelikož ještě existuje zůstatek staré dovolené z roku 2020, tak je celodenní akce Dovolená přepočítána na celodenní akci Dovolená (2020). V poznámce zůstatkové složky je informace, že došlo k čerpání.

Hodnoty po zadání průchodu:

Příklad 2 (není zůstatek dovolené z roku 2020, pouze nový na rok 2021)

Hodnoty před zadáním celodenní akce Dovolená: 

Zadání akce: Jelikož ještě neexistuje zůstatek staré dovolené z roku 2020, tak je celodenní akce Dovolená čerpána již v hodinách a odečtena ze zůstatku pro rok 2021.

Hodnoty po zadání průchodu: Pokud nechcete zobrazovat hodnotu ve sloupci Dny, tak u měsíční mzdové složky Dovolená (měsíční) zrušte koeficient pro součet dnů. 

Měsíční hodnota bude spočítána pouze v hodinách: