Agenda Hromadný výkaz

> Manuály a návody > Dokumentace Aktion NEXT

Hromadný výkaz

Jedná se o seznam zaměstnanců, u nichž se počítá docházka. Výchozí období je aktuální měsíc, pokud není v konfiguraci aplikace nastaveno jinak (záložka Konfigurace docházky – Ostatní nastavení). Tato agenda slouží především pro přehled všech zaměstnanců a jednotlivých mzdových složek za celé období. Umožňuje rychlé úpravy hodnot mzdových složek (období), pokud je editace složek povolena.

Rozložení obrazovky vždy závisí na nastaveném zobrazení, které je možné uživatelsky nastavit a může se tedy lišit od následujícího obrázku.

1. Pruh s ovládacími prvky

Je rozdělen do jednotlivých sekcí:

1. Záznam

• Otevřít – otevře agendu Osobní výkaz vybraného zaměstnance. Podrobnosti v samostatném manuálu.
• Otevřít osobu – otevře detail konkrétní osoby, kde je možné zobrazit/změnit požadované údaje. Vhodné například pro změnu modelu pracovní doby, šablony kalendářů a plánované směny (záložka Docházka).
• Uložit – slouží k uložení provedených změn v sekci Mzdové složky (období) a Schválené hodnoty.
• Přepočítat – přepočítá docházková data vybraných osob (volitelné Přepočítat do dnešního dne / do konce období / do včerejšího dne / pevného data, pevné datum přepočtu nastavíte v Konfigurace aplikace – Konfigurace docházky).
• Uzávěrka – provede uzávěrku docházkových dat vybraných osob. Uzavřená docházková data nelze dále měnit. Pro jejich změnu je nutné uzávěrku zrušit (v agendě Hromadný výkaz, Uzávěrky nebo Osobní výkaz).
• Potvrzení – provede potvrzení docházkových dat vybraných osob. Potvrzená data není možné editovat. Pro jejich změnu je nutné potvrzení zrušit (v agendě Uzávěrky nebo Osobní výkaz).
• Kontrola – označí docházku jako zkontrolovanou. Zkontrolovaná data je možné dále měnit a editovat. Kontrolu je možné zrušit v agendě Uzávěrky nebo Osobní výkaz.
• Zrušit uzávěrku – zruší uzávěrku vybraných osob.
• Hromadné vložení záznamu – vloží stejnou událost nebo hodnotu označeným osobám ze seznamu najednou (celozávodní dovolená, nároky na dovolenou, prémie atd.).
• Hromadná změna předpisu – provede hromadnou změnu docházkového předpisu vybraným docházkovým osobám.

Hromadné vložení záznamu

Označením několika záznamů a použitím funkce Hromadné vložení záznamu můžete přidávat stejné průchody, hodnoty a další akce. Po kliknutí na tlačítko se objeví okno stejné jako v osobním výkazu při přidávání průchodů, celodenních akcí a vložení hodnoty (nárok, prémie atd.).

• 1 Akce – tato volba přidá na vybraný den 1 průchod podle zadání. Vhodné např. pro doplnění zapomenutého průchodu.
• 2 Akce – umožňuje přidání dvou nezávislých průchodů, nejčastěji příchod a odchod.
• Celý den – slouží pro vložení celodenní události. Vhodné pro zadávání dovolených, služebních cest apod. Je možné definovat interval, od kdy do kdy se má zvolená celodenní událost vložit nebo pomocí volby Generovat bude automaticky každý den vkládána, dokud si pracovník neoznačí na docházkovém terminálu příchod.
• Půlden – zaregistruje půldenní akci. Lze využít v případě dovolené nebo kombinace např. dovolené s náhradním volnem.
• Hodnota – vloží hromadně stejnou hodnotu pro více osob na vybrané období/den.

2 Akce:

Při vkládání 2 průchodů je ve výchozím stavu po přepnutí na záložku 2 Akce aktivní funkce „zámku". Tento zámek uzavře nastavení směru a mzdové složky druhé akce, automaticky nastaví opačný směr průchodu a stejnou mzdovou složku druhé akce, než je u té první. V případě vypnutí (kliknutím na symbol zámku) je možné u obou akcí nastavit rozdílné mzdové složky a rozdílné nebo stejné směry průchodu.

Hromadná změna předpisu

Při hromadné změně předpisu můžete přiřadit buď již vytvořený předpis nebo vytvořit libovolnou kombinaci parametrů docházkových předpisů (Vlastní předpis).

O provedené a uložené změně budete informováni v následujícím dialogu.

2. Data

• Tisk – slouží k vytištění zobrazených dat:

  ? Pracovní list, Evidence docházky apod. – výchozí tiskové sestavy.

  ? Opis – zobrazí před tiskem náhled seznamu všech zaměstnanců a jejich docházkových dat tak, jak jsou v agendě zobrazeny.

  ? Tiskové sestavy – slouží pro výběr tiskové sestavy, popř. vytvoření sestavy nové.

• Obnovit – provede obnovení (znovu načtení) seznamu osob. Lze nastavit automatické obnovování záznamů v rozpětí od 5 sekund po 1 hodinu. Použití automatického obnovování je symbolizováno ciferníkem hodin v ikoně. Pomocí šipky dolů se volí interval automatického obnovování.
• Porovnat – porovnání právě 2 záznamů (musí být označeny).

3. Zobrazit

• Aktuální zobrazení – umožňuje uložit nastavení vybraných sloupců (jejich šířky, řazení) a dalších parametrů okna každé agendy, jak vyhovuje každému uživateli. Při ukládání je možné nastavit, zda bude, či nebude výchozí, zda bude výchozí pouze pro konkrétního uživatele nebo pro všechny a zda jej uvidí pouze konkrétní uživatel nebo všichni.

• Výběr sloupců – pomocí této funkce definujte, které sloupce se budou zobrazovat v seznamu pracovníků s přehledem docházkových údajů za vybrané období. U zobrazených sloupců je možné měnit pořadí jednoduchým drag&drop, případně šipkami nahoru a dolů. Pro uložení je nutné použít funkci Aktuální zobrazení. V okně pro výběr sloupců jsou vlevo všechny dostupné sloupce a vpravo jsou vybrané sloupce, které budou zobrazeny. Zobrazovaný sloupec je v levé části zvýrazněn tučně. Výběr sloupců je možný také pomocí tlačítek 

• Přizpůsobit šířku sloupců – dojde k úpravě šířky sloupců podle nejširší hodnoty ve sloupci. Pro uložení je nutné použít funkci Aktuální zobrazení.
• Zobrazit mřížku – zobrazí/skryje mřížku v seznamu údajů. Pro uložení použijte funkci Aktuální zobrazení.

• Zobrazit panel seskupování – zobrazí/skryje pruh, do něhož je možné myší přetáhnout sloupec, podle kterého se data v seznamu seskupí. Na příkladu níže jsou data seskupena podle Organizační struktury. Pro uložení je opět nutné použít funkci Aktuální zobrazení.

4. Nástroje

• Najít – vyhledá záznam podle zadaných kritérií. Výchozí sloupec pro hledání je Osoba.
• Seřadit – zobrazí okno s detailním nastavením řazení. Rychle seřadit lze kliknutím na sloupec, podle kterého chcete řadit. Pro uložení použijte funkci Aktuální zobrazení.

• Filtr – slouží k detailnímu nastavení filtrování zobrazených záznamů ve vybrané agendě.

5. Export

• Export – stiskem ikony se objeví okno s výběrem složky, kam exportovat XLS soubor s daty. Kliknutím na šipku dolů se objeví nabídka formátů, do nichž je možné exportovat a následně výběr složky pro uložení.
• Email – kliknutím na ikonu se otevře nová emailová zpráva s vyexportovanými daty ve formátu PDF v příloze. Kliknutím na šipku dolů se objeví nabídka datových formátů, do nichž je export možné provést a přidá se jako příloha do nové e-mailové zprávy.
• Zobrazit graf – kliknutí na ikonu se zobrazí grafický přehled aktuálního výkazu vybraných osob. Kliknutím na šipku dolů se objeví nabídka dalších předefinovaných grafů. Zde je možné vytvářet vlastní často používané přehledy.

6. Definice období – slouží pro výběr období zobrazených docházkových dat. Kliknutím do pole s názvem období se zobrazí nabídka s výběrem.

7. Okno

• Uspořádat okna – výchozí zobrazení je formou záložek. Každá otevřená agenda má vlastní záložku. Další forma zobrazení jsou okna uspořádaná na sebe, vodorovně nebo svisle.
• Přepnout okna – je-li otevřeno více agend současně, pak je tímto způsobem možné přepnutí na jinou agendu.
• Konec – ukončí aplikaci Aktion.NEXT (klienta).
• Zavřít – zavře okno s aktuálně otevřenou vybranou agendou.
• Viditelnost panelů – ve výchozím stavu se zobrazují panely Mzdové složky (období), Schválené hodnoty a Organizační struktura. Zde máte možnost jejich zobrazení zrušit. Po nastavení uložte zobrazení.

2. Seznam pracovníků s přehledem docházkových údajů za vybrané období

V tomto přehledu nelze provádět žádné editace hodnot, úpravy se provádí v detailu vybrané osoby (agenda Osobní výkaz, samostatný manuál).

Pozn.: Uzavřená docházková data již nelze měnit. Pro jejich změnu je nutné uzávěrku zrušit v agendě Hromadný výkaz, Uzávěrky nebo v Osobní výkaz.

• Status – udává, zda je osoba přítomna ve vybrané zóně (nejčastěji ve firmě), či nikoliv. Konfigurace se provádí v agendě Zóny. Příklad: Na vrátnici je docházkový snímač ES-510 bez externího snímače a aktivně komunikuje. Otevřete agendu Zóny a vytvořte novou. Zadejte název např. Název firmy. Vyberte ve sloupci Vstup snímač a uložte. Tuto zónu přidejte u adresového bodu u položky Zóna vstup. Osoby, které přijdou do firmy (Příchod), budou mít status Přítomen. Opuštěním zóny odchodem zůstane pole Status prázdné.
• Přepočítáno ke dni – datum a čas posledního docházkového výpočtu.

  ? Automaticky probíhá po průchodu a ruční změně docházkových dat (průchodů, vypočtených hodnot, …).

  ? Ručně probíhá stiskem tlačítka Přepočítat na pruhu s ovládacími prvky.

Zbylé sloupce představují mzdové složky (kromě sloupce Osoba). Změna barvy písma se provádí u konkrétních mzdových složek a je popsána v kapitole 4. Součty mzdových složek za vybrané období a ruční editace

Příklad vytvoření přehledu dovolených všech zaměstnanců:

a. Otevřete Hromadný výkaz.

b. Použijte funkci Výběr sloupců (popis v kapitole Pruh s ovládacími prvky)

c. Vyberte požadované sloupce, které se mají zobrazovat.

d. Nastavte šířky sloupců.

e. Uložte zobrazení (popis v kapitole Pruh s ovládacími prvky).

Ve sloupci Dovolená Dny je pak zobrazen počet vyčerpaných dní dovolené v aktuálně nastaveném období.

3. Seznam hodnot podléhajících schvalování

U mzdových složek typu Průchod je možné nastavit, že budou podléhat schvalování. Pak se takto uskutečněné přerušení nezapočte, dokud nebude schváleno příslušnou osobou (např. vedoucím). V našem příkladu je schvalovanou mzdovou složkou Lékař. Schválenou hodnotu lze opět zrušit (vrátit do stavu Ke schválení).

4. Součty mzdových složek za vybrané období a ruční editace

V této části se zobrazují pro každého zaměstnance či pro více vybraných spočítané hodnoty za zvolené období a je možné provádět editace těchto hodnot mzdových složek, u kterých je editace povolena. Ručně editované hodnoty mají přednost před těmi spočítanými a jsou barevně zvýrazněny (žluté pozadí). Tyto hodnoty se nezmění ani při ručním přepočtu (hodnoty průchodů, z nichž byly původně vypočteny, jsou ignorovány). Proto je vhodnější upravovat hodnoty průchodů v agendě Osobní výkaz než měnit vypočtené výsledky.

Zobrazované barvy a typ písma jednotlivých mzdových složek se nastavují v agendě Mzdové složky v sekci Písmo. Barvy editací a dalších úprav v docházce se nastavují v agendě Konfigurace aplikace na záložce Konfigurace docházky.

Pomocí tlačítka Zobrazit vše / Skrýt prázdné lze přepínat mezi zobrazením všech mzdových složek a mzdových složek, které mají nějakou hodnotu.

5. Volba agend k zobrazení

Agendy je možné zobrazovat různými způsoby:

1. Všechny složky  – zobrazí se formou stromu agend, kdy jednotlivé skupiny představují nadřazený uzel.
2. Jednotlivé skupiny agend – agendy jsou tematicky sjednoceny do skupin. V rámci skupiny jsou zobrazeny jen ty nejdůležitější a ostatní lze zobrazit kliknutím na . Skupiny agend je možné zobrazovat formou velkých ikon nebo pomocí malých v dolní liště.
3. Oblíbené  – představuje vlastní skupinu, kam je možné umisťovat uživatelovy nejpoužívanější agendy.

Úprava pracovního prostředí (přeuspořádání oken):

Každý uživatel má možnost změnit zobrazování a uspořádání jednotlivých oken v rámci agendy Hromadný výkaz. Jde o okna Mzdové složky (období), Schválené hodnoty a Organizační struktura. Stiskem pravého tlačítka myši na záhlaví okna a tažením máte možnost okno přemístit na libovolné místo. Po najetí na místo, kde je možné okno umístit, se objeví symbol pro umístění okna. Po najetí myší nad jeden ze symbolů se zvýrazní pruh, kam bude okno umístěno. Po uvolnění levého tlačítka myši se okno usadí na požadovaném místě. Pro uložení je nutné použít funkci Aktuální zobrazení.

Vazby mezi jednotlivými okny v Hromadném výkaze

V hlavním okně se seznamem osob pro vybranou osobu se zobrazují v okně Mzdové složky (období) vypočtené hodnoty za zvolené období, viz obr. 1.
Pokud je vybráno více osob, pak se v okně Mzdové složky (období) hodnoty jednotlivých mzdových složek seskupí, viz obr. 2.

Proces výpočtu docházky:

1. automaticky – na pozadí

   a. po každém průchodu konkrétní osoby dojde k přepočtu jejích docházkových dat.

   b. po ručním přidání/editaci průchodu a uložení změn

2. ručně – výběrem libovolného počtu osob a stiskem tlačítka Přepočítat. Zobrazí se okno „Výsledek výpočtu", kde je vidět průběh výpočtových operací a jejich výsledek.

Záznam ve frontě pro přepočet

Úspěšně přepočítaná docházka

Částečně přepočítaný záznam z důvodu uzavřené části období

Záznam se nepodařilo přepočítat. Chyba v docházkových datech.