Tiskové sestavy

> Manuály a návody > Dokumentace Aktion NEXT

Tiskové sestavy

Návod

www.aktion.cz

POPIS

Tiskové sestavy v aplikaci využijte pro výstup dat docházky a následné další zpracování, případně archivaci. Využití najde také především v agendě Návštěvy, kdy osoby podepisují, že byly obeznámeny s bezpečnostními pravidly pro pohyb v areálu, dále pak například absolvovaly vstupní školení a je nutný podpis návštěvní osoby nebo pouze pro tisk návštěvní kartičky pro identifikaci osoby. Tiskové sestavy nicméně můžete využít dle potřeby ve všech dalších agendách aplikace (Identifikátory, Zakázky, Zápůjčky, Stravování a další).

Agenda Činnosti má využití především v agendě Osoby – smlouvy, vstupní školení, školení BOZP apod. Na konkrétní typ činnosti je pak možné navázat tiskovou sestavu a při vytvoření činnosti dojde k vygenerování tiskové sestavy s vyplněnými parametry od dané osoby, návštěvní osoby či návštěvního vozidla. Tento záznam je uložen a může zde být například dokument s podepsanou smlouvou nebo jinými informacemi o záznamu.

Modul Dokumenty pak přímo souvisí s těmito dvěma agendami a ukládají se k daným záznamům v SW Aktion.NEXT, případně je možné k osobám, návštěvním osobám nebo návštěvním vozidlům přivázat jakýkoliv jiný soubor, tj. dokumenty formátu pdf, docx, png, jpeg a mnoho dalších. Pro správu všech dokumentů pak využijete agendu Dokumenty ze složky Číselníky.

Modul AN-905 tvorby elektronických dokumentů, připojení podpisové podložky pro tvorbu dokumentů včetně možnosti vkládání podpisu pomocí podpisové podložky podléhá licenci a k jeho využívání je nutné si produkt zakoupit!

Princip: v agendě Tiskové sestavy se vytvoří struktura dokumentu včetně pole pro podpis. Tisková sestava se poté spáruje s určitým typem činnosti a daná činnost se naváže např. na konkrétní osobu. Osoba si tedy přečte příslušný dokument, pomocí podpisové podložky ho podepíše a uživatel systému Aktion.NEXT tento dokument uloží do databáze.

Podpisová podložka: k tvorbě podepsaných elektronických dokumentů je nutná podpisová podložka. Tuto podložku si lze objednat u vašeho dodavatele.

TIKOSVÉ SESTAVY

Pro sestavy najdete využití napříč celým systémem. Víceméně pro každou agendu v systému je možné vytvořit i tiskovou sestavu a požadovaná data pak vytisknout nebo uložit jako elektronický dokument. Strukturu je nutné vytvořit, nadefinovat sloupce, řádky, přiřadit položky, které se pak budou tisknout, přidat pole pro podpis, …

Vytvoření tiskové sestavy

1. Otevřete agendu Tiskové sestavy, která se nachází ve složce Číselníky.
2. Klikněte na položku Nový, kterou naleznete v horní liště nabídek.
3. Vyberte agendu, ve které se bude daná tisková sestava nabízet (např. v agendě Osoby). Po uložení již nebude možné vybranou agendu změnit. Pokud je změna nutná, tak vytvořte sestavu novou a aktuální smažte.
   

   Agenda: výběr agendy je velmi důležitý, protože ovlivní budoucí tvorbu dokumentu. Vytvořit dokument budete totiž schopni pouze v této agendě.
4. Zvolte jazyk tiskové sestavy, pokud budete využívat více jazykových mutací a sestava bude použita při vytvoření činnosti (návštěvy), vygeneruje se sestava podle osoby a jejího nastaveného jazyka komunikace.
5. Klikněte na položku Definice tiskové sestavy.
6. Pokud má být k dokumentu přivázán elektronický podpis, tak v Report Designeru přidejte pole Signature. 
7. Zavřete okno Report Designeru.
8. Pro ukládání dokumentu zaškrtněte položku Ukládat dokument.
9. Pro tisk dokumentu zaškrtněte Tisknout. Možné jsou obě varianty – ukládat dokument a zároveň vytisknout.
10. Jestliže vytváříte tiskovou sestavu pro agendu ¨Návštěvy, pak můžete ještě zvolit parametr Zasílat e-mailem a vybrat, komu se má kopie dokument poslat na e-mail.
    

    V případě, že položku Ukládat dokument nemáte k dispozici, je nutné modul objednat a aktualizovat vaši licenci. Modul AN-905 tvorby elektronických dokumentů, připojení podpisové podložky.
11. Pokud jste zvolili ukládání dokumentu, tak nastavte masku názvu dokumentu. Klikněte pravým tlačítkem myši v poli pro zadání masky názvu dokumentu a vyberte požadovaný parametr.

Maska názvu dokumentu určuje, jak se bude budoucí dokument jmenovat. V tomto případě byl do masky dokumentu zadán parametr Příjmení. Jméno dokumentu bude shodné s příjmením osoby, ke které se tisková sestava váže.

Podrobné informace ke tvorbě a nastavení tiskových sestav naleznete na stránkách komponent DevExpress, které jsou v aplikaci Aktion.NEXT používány:
 https://docs.devexpress.com/…for-winforms

ČINNOSTI

1. Otevřete agendu Typy činností, která se nachází ve složce Číselníky.
2. Otevřete příslušný typ činnosti nebo vytvořte nový typ pomocí tlačítka Nový.
3. Vyplňte povinný údaj (Název), přidejte popis a pokud má mít činnost nějakou platnost od a do, tak tyto parametry zaškrtněte.
4. Zjednodušené zadávání– pokud bude zaškrtnuto, tak se bude nabízet tato činnost ve zrychlené volně v seznamech a navigačním panelu aplikace na záložce Související akce.
5. Na záložce Tiskové sestavy klikněte na tlačítko Přidat pro přidání požadované Tiskové sestavy. Nastavte výchozí sestavu dle potřeby – tuto funkci využijte pro modul Návštěvy. Pokud nebude u osoby zadán jazyk komunikace, pak se při založení návštěvy vytiskne sestava označená jako výchozí. Pokud bude jazyk u osoby nastaven a sestava se stejným jazykem je u typu činnosti, tak se vytiskne ve stejném jazyce, jako je nastavený jazyk komunikace.
   
   

   K jednomu typu činnosti je možné vybrat několik tiskových sestav. V tomto případě byl vybrán pouze jeden druh, a to s názvem Vstupní školení (dvě jazykové varianty).
6. Takto vytvořený typ činnosti pak máte k dispozici v určitých agendách, například jako na uvedeném příkladu v agendě Osoby. Otevřete detail osoby a na záložce Činnosti klikněte na tlačítko Nový. Vyberte Typ, nastavte data (pokud bylo u typu činnosti zaškrtnuto Datum Od nebo Datum Do) a nakonec záznam uložte.

DOKUMENTY

1. Otevřete agendu Osoby, která je umístěna ve složce Číselníky.
   

   Agenda Osoby je v tomto případě z toho důvodu, že tisková sestava byla s touto agendou spárována. V případě, že by byla spárována např. s agendou Organizační struktura, následovala by tvorba dokumentu v této agendě.
2. Vyberte požadovanou osobu a otevřete její detail.
3. Přepněte na záložku Činnosti a klikněte na tlačítko Nový.
4. Vyberte daný typ činnosti, nastavte data (pokud bylo u typu činnosti zaškrtnuto Datum Od nebo Datum Do) a klikněte na tlačítko Uložit.
5. Pokud má tato nově založené činnost i dokument k podepsání, tak se na záložce Činnosti u nového záznamu objeví varování, že chybí dokument, který je třeba zároveň podepsat.
6. íslo činnosti je vygenerované dle zkratky u typu činnosti, roku vytvoření a pořadí vytvořené činnosti v tomto roce.
7. V horní nabídce klikněte na položku Vytvořit dokument a vyberte tiskovou sestavu.
   

   Dokument chybí: v dolní části obrazovky je červeně zvýrazněné varování s parametry činnosti a je zde oznámeno, že dokument chybí. Ve chvíli, kdy bude dokument podepsán a uložen, varování zmizí.
8. Předejte podpisovou podložku příslušné osobě k podepsání a v případě, že podpis je přijatelný, klikněte na tlačítko Podepsat dokument. V případě, že chcete podepsání zopakovat, klikněte na tlačítko Opakovat zadání.
   
   

   Tlačítka slouží pro potvrzení/vymazání provedeného podpisu. K dispozici je má jak podepisující se osoba, tak uživatel systému Aktion.NEXT. Podepsat dokument lze pouze po provedeném potvrzení tímto tlačítkem.
9. Pro zobrazení podepsaného dokumentu klikněte na tlačítko Zobrazit dokument. Název dokumentu je pak dle nastavené tiskové sestavy (v tomto případě příjmení osoby „Hladík"). 

SPRÁVA DOKUMENTŮ

1. Otevřete agendu Dokumenty, která se nachází ve složce Číselníky nebo klikněte v detailu osoby na tlačítko Dokumenty (zobrazí se seznam dokumentů pouze k této osobě). Případně otevřete detail v jiné agendě, ve které dokumenty využíváte, a klikněte tlačítko Dokumenty. 
2. V seznamu máte možnost vidět veškeré uložené dokumenty, které se vážou k dané osobě nebo jinému záznamu, včetně odpovídající činnosti.
3. Dvojklikem na danou položku otevřete detail dokumentu, označením záznamu a kliknutím na tlačítko Otevřít dokument soubor zobrazíte. 

PŘIPOJENÍ SOUBORU K DOKUMENTU

Od verze 1.10 přibyla dodatečná funkcionalita v podobě připojování externích souborů k osobě, vozidlu, organizační struktuře apod.

Vytvoření dokumentu

1. Otevřete agendu Dokumenty, která se nachází ve složce Číselníky.
   

   Tvorba u vlastníka kliknutím na tlačítko Dokumenty u osoby, vozidla, organizační struktury apod. se rovněž otevře agenda Dokumenty, ale budou zobrazeny pouze dokumenty k dané osobě, vozidlu, organizační struktuře. Zároveň po vytvoření dokumentu budou již vyplněny údaje o agendě a vlastníkovi.
2. V horní nabídce klikněte na Nový.
3. Vyplňte název nového dokumentu a kliknutím na symbol zadejte cestu k souboru.
4. Pokud vytváříte dokument z agendy Dokumenty, tak vyberte agendu, ke které se bude dokument vázat. Pokud vytváříte dokument například přímo z detailu osoby, krok 4 a 5 přeskočte.
5. Vyberte vlastníka dokumentu.
6. V horní nabídce klikněte na Uložit.

OTEVŘENÍ DOKUMENTU

1. Otevřete agendu Dokumenty, která se nachází ve složce Číselníky nebo vyhledejte konkrétní záznam, otevřete jeho detail a klikněte na Dokumenty v horní liště nabídek.
2. Vyberte se seznamu požadovaný záznam a v horní nabídce klikněte na Otevřít dokument nebo otevřete detail záznamu a klikněte na tlačítko Otevřít.